Me alegra ver como cada vez más organizaciones han encontrado el momento y los recursos necesarios para conectarse interna y externamente y empezar a trabajar de forma colaborativa con redes sociales corporativas; pero en algunos casos observo como algunas empresas  se “suman a la moda” de las redes sociales corporativas sin realizar una reflexión previa y mucho menos una estrategia de su puesta en marcha. Cada vez nos encontramos con más organizaciones que han implantado/ comprado/instalado una red social interna y nos preguntan qué hacer para que la gente participe.

Yamer, Zyncro, Jive y muchas otras herramientas sociales entran por las puertas traseras de las organizaciones sin que éstas hayan realizado un análisis sobre si están preparadas para el cambio,  ni qué objetivos quieren alcanzar, ni qué beneficios pueden obtener con este tipo de trabajo y de repente, ya tenemos red social corporativa y …¿ahora qué?

Conseguir que un sistema de comunidades funcione de forma exitosa es complejo, estamos hablando de sistemas vivos, dinámicos, en los que los protagonistas son las personas de la organización, con sus miedos, sus emociones, sus conocimientos, sus actitudes, no hay nada más complejo en una organización que las personas que la integran, y sin embargo, no le dedicamos ni el tiempo ni la importancia necesaria.

Requiere una reflexión profunda y una estrategia clara y planificada, pero aquí os dejo una guía rápida de las acciones imprescindibles para que un sistema de comunidades funcione con cierto éxito.

Analiza tu cultura organizativa: ¿Está preparada la cultura de tu organización?

Primero nos tenemos que preguntar si nuestra organización está preparada. Numerosos estudios demuestran que las personas somos proclives a colaborar, siempre y cuando haya reciprocidad. No nos gusta quedar como ingenuos. La reciprocidad es la base de la confianza. Obviamente, la madurez de una organización viene dada por la madurez de las personas que la integran. Pero ¿Como sabemos si nuestra organización está lo suficientemente madura para que una red social corporativa funcione? Lo explicaba en un post anterior … ¿Se puede medir la cultura 2.0?

Creación de un sistema de comunidades

La teoría es sencilla, la hemos resumido en 5 sencillos pasos, todos ellos de elevada importancia si queremos que las comunidades funcionen con éxito y de forma sostenible en el tiempo.

Paso 1: Definir objetivos e indicadores

Como todo trabajo en equipo, los objetivos tienen que estar claramente definidos y compartidos por todos los integrantes, así como los indicadores cuantitativos y cualitativos, que nos permitan evaluar si estamos consiguiendo estos objetivos. Como equipo tenemos que saber dónde queremos llegar y cómo sabremos que hemos llegado.
Durante este análisis conviene tener en cuenta las motivaciones individuales de los integrantes que estén alineadas con los objetivos principales, por el contrario no contaremos con su participación pro-activa.
Las Comunidades no son espacios aislados e independientes dentro de una organización, son espacios de personas interrelacionadas entre sí y con el resto de la organización. Los objetivos de cada Comunidad tampoco son objetivos independientes y separados de los objetivos organizacionales si no que se tienen que integrar para que la organización avance hacia un objetivo común y colectivo. Es absolutamente necesario que esos objetivos estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.

Los objetivos nos marcaran el tipo de comunidad que vamos a crear, no todas las comunidades son iguales. Podemos ver una clasificación de los diferentes tipos de Comunidades en este post de Virginio Gallardo: ¿Como crear una organización 2.0? 

Paso 2: Asegurar contenidos de interés

En un mundo de infoxicación y exceso de redes sociales, no tenemos tiempo que perder en espacios que no nos aportan nada. Por eso una de las primeras premisas para asegurar la participación en un sistema de comunidades es asegurar contenidos útiles y necesarios:

•      Determinar tipos de contenido útiles y necesarios
•       Establecer una estrategia de curación de contenidos y gestión del conocimiento
•       Horizontalidad/transversalidad
•       Definir un sistema de difusión interna/externa de contenidos

Paso 3: Seleccionar herramientas tecnológicas

Este es el mejor momento para seleccionar la herramienta tecnológica, la red social corporativa. Ahora ya sabemos los objetivos, los indicadores y el tipo de contenido con el que vamos a trabajar. En el mercado hay una gran oferta de ellas.

No pongamos más barreras a la participación, seleccionemos  herramientas 2.0 que sean:

•      Amables
•      Escalables
•      Que potencien la conversación
•       Orientadas al usuario
•       De fácil y rápida conexión con variedad de dispositivos

Paso 4: Organizar comunidades

Una comunidad es un grupo de personas que trabajan con un objetivo común, por lo que para que la comunidad funcione tiene que organizarse:

•       Definir procesos
•       Establecer normas
•       Definir roles, funciones y responsabilidades.

En función del tipo de comunidad que queramos crear. Pueden haber roles y funciones muy diversas y cada comunidad creará las suyas: Community Manager, Coordinador, Administrador, Expertos, Dinamizador, Curador de contenidos…

Paso 5: Dinamización

Uno de los problemas principales que nos encontramos en la mayoría de organizaciones es la escasa participación, por ello es importante tener una estrategia clara para potenciarla:

•       Plan de comunicación
•       Sensibilizar sobre la importancia y beneficios de las redes sociales corporativas
•       Formación e información a todo el colectivo
•       Definir un sistema de reconocimiento
•       Definir una política de difusión de resultados interna y externa
•       Asegurar la presencialidad puntual

Y antes de ponerla en marcha búscate un sponsor con poder dentro de la organización, y empieza a trabajar con una  Comunidad piloto que te asegure el éxito.

Hemos tenido la suerte de trabajar para uno de los sistemas de Comunidades de Práctica más avanzados en el Programa Compartim del Departament de Justicia de la Generalitat de Catalunya,  y participado en un e-book sobre el trabajo colaborativo en el que explicamos con más detalles las acciones y procesos del funcionamiento de un sistema de comunidades.

Os dejo el pdf, vale mucho la pena echarle un vistazo